Privacy Policy

Privacy Policy Itzu Cleaning

Geldig vanaf 25 mei 2018

Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt door uw persoonsgegevens met ons te delen. Itzu Cleaning neemt uw persoonlijke privacy ernstig en streeft ernaar uw persoonsgegevens op een eerlijke en betrouwbare manier te behandelen. Wij zullen alle mogelijke en redelijke stappen ondernemen om uw gegevens te beschermen tegen misbruik en deze veilig te bewaren.
Wij vinden het belangrijk om u te informeren over de manier waarop we uw persoonsgegevens zullen verzamelen en verwerken.

We willen onze klanten en de gebruikers van onze diensten en websites zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. We vertrekken dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn persoonsgegevens en iedereen het recht heeft om een deel hiervan niet met ons te delen.

Wij nodigen je uit de tijd te nemen om onze Itzu Cleaning Privacy Policy goed door te nemen, samen met onze algemene voorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op onze producten en diensten.

Itzu Cleaning is ervan overtuigd dat de persoonlijke privacy van al haar relaties (klanten, prospecten, leveranciers, deelnemers, kandidaten, individuen, …) van fundamenteel belang is. Uw persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd en dit conform de eisen die de geldende wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens (GDPR/AVG) hieraan stelt.  

OVERZICHT

In deze Itzu Cleaning Privacy Policy wordt aangegeven welke soorten persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij deze informatie gebruiken en beschermen. Volgende thema’s komen hierbij aan bod.

  • Terminologie
  • Toepassingsgebied
  • Wie zijn wij?
  • Welke persoonsgegevens verzamelen we?
  • Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
  • Wat doen wij met uw persoonsgegevens?
  • Hoe delen wij uw gegevens?
  • Gegevensoverdracht naar andere landen
  • Beveiliging en bewaartermijn
  • Recht op toegang en correctie
  • Uw account verwijderen
  • Andere websites
  • Veranderingen in het beleid
  • Contact en vragen

TERMINOLOGIE

Bij het lezen van deze Itzu Cleaning Privacy Policy zal u regelmatig bepaalde woorden en termen zien opduiken. Graag geven wij op voorhand al mee wat wij juist bedoelen met deze termen.

Itzu Cleaning Diensten

Itzu Cleaning verleent aan zijn klanten (organisaties of individuen) volgende diensten:
- schoonmaakdiensten & facilitaire diensten

Itzu Cleaning Tools

Voor het plannen van de Itzu Cleaning Diensten maakt Itzu Cleaning gebruik van verschillende tools, technieken, methodieken, testen, etc… Deze tools kunnen zeer divers zijn en op verschillende manieren aangeboden worden. Hierdoor is het soms ook mogelijk dat men voor het kunnen gebruiken van deze tools bepaalde persoonsgegevens dient in te vullen en/of achter te laten. Enkele mogelijke voorbeelden hiervan zijn:
- een online aanvraag/solliciteerformulier  
- planningsprogramma                                                                                                                              - waarderingsformulieren, tevredenheidsenquêtes,…

Deze lijst is niet exhaustief.

Klant(en) of relaties

Een klant is iedereen die gebruik maakt van 1 of meerdere Itzu Cleaning Diensten. Onze klanten zijn steeds ondernemingen, particulieren die wonen op het Belgisch grondgebied of NL.

Een relatie is iemand die gebonden is aan Itzu Cleaning door middel van een overeenkomst; dit kan zijn bv leveranciersovereenkomst.

Werknemer(s)

Een werknemer is een persoon die gebonden is aan Itzu Cleaning door middel van een arbeidsovereenkomst.

Persoonsgegevens

Alle informatie waarmee een natuurlijke persoon wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd en zoals hieronder nader wordt beschreven onder “Welke persoonsgegevens verzamelen we?”

TOEPASSINGSGEBIED

Deze Itzu Cleaning Privacy Policy is van toepassing op alle Itzu Cleaning Diensten en Itzu Cleaning Tools die worden aangeboden door Itzu Cleaning en die van toepassing zijn op al onze Klanten en Werknemers, Relaties. In deze Itzu Cleaning Privacy Policy wordt onder “Persoonsgegevens” verstaan: alle informatie waarmee een natuurlijke persoon wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd en zoals hieronder nader is beschreven onder “Welke persoonsgegevens verzamelen we?”

WIE ZIJN WIJ? 

Itzu Cleaning nv, met hoofdzetel te, Snoekweyerstraat 1 Genk 3600, is de verantwoordelijke voor de verwerking van de door haar verzamelde Persoonsgegevens binnen de betekenis van de geldende wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens (GDPR/AVG). Zie ook www.Itzucleaning.eu.

Onze Itzu Cleaning-Diensten die wij verlenen aan onze Klanten en Werknemers zijn onderworpen aan onze voorwaarden van onze Itzu Cleaning Privacy Policy.

Itzu Cleaning maakt deel uit van de ITZU Holding met hoofdzetel te, Ilgatlaan 15/01 B-3500 Hasselt.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ VAN U? 

We verzamelen en verwerken alleen de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het professioneel en kwaliteitsvol uitvoeren van onze “Itzu Cleaning-Diensten”.  Een deel van deze verzamelde en verwerkte gegevens is voor sommige specifieke “Itzu Cleaning Diensten” tevens een verplichting om gebruik te kunnen maken van deze “Itzu Cleaning-Diensten”.

Aanvullende gegevens kunnen steeds wenselijk zijn om onze “Itzu Cleaning-Diensten” beter te kunnen laten aansluiten op uw wensen, verwachtingen of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanwege onze Klanten/Werknemers.

U bent zelf steeds verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en relevantie van uw aan Itzu Cleaning bezorgde gegevens. Bij inschrijving en tijdens het uitvoeren van onze “Itzu Cleaning-Diensten” verzamelen en verwerken wij volgende gegevens van u:

KLANTEN

Itzu Cleaning houdt uitzonderlijk en uitsluitend bijkomende en bijzondere persoonsgegevens bij als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen en voor zover daarvoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven door betrokken partijen. Met ‘bijkomende en bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

In een permanent streven naar het verbeteren van onze kwaliteit en dienstverlening aan de gebruikers van de “Itzu Cleaning Diensten”, doet Itzu Cleaning regelmatig onderzoek naar de demografische gegevens, resultaten en gedragingen van haar gebruikers en dit op basis van de aan Itzu Cleaning verstrekte persoonsgegevens en andere gegevens.  Deze analyseresultaten over resultaten en/of beoordelingen van de gebruiker kunnen verzameld en geanalyseerd worden op samengevoegde basis. Deze samengevoegde informatie identificeert u nooit persoonlijk. Itzu Cleaning mag ook samengevoegde gebruikersstatistieken bekendmaken om haar “Itzu Cleaning Diensten” aan huidige en toekomstige zakenpartners aan te tonen, en ook aan andere derde partijen voor eerder wettelijke doeleinden.  

WANNEER VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 

Opdrachtgevers: Als een opdrachtgever ons de opdracht geeft om voor hun een “Itzu Cleaning Dienst” te organiseren verzamelen wij Persoonsgegevens over de opdrachtgever.

Kandidaat-werknemer: Indien een natuurlijk persoon of individu zich kandidaat stelt voor een Itzu Cleaning-dienst  verzamelen wij Persoonsgegevens.

WAAROM VERZAMELEN WIJ UW GEGEVENS?

We verzamelen en verwerken uw Persoonsgegevens om  onze Itzu Cleaning Diensten aan onze Klanten optimaal te kunnen aanbieden en kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren. Uw Persoonsgegevens worden in het bijzonder verzamelt en verwerkt om:

  1. voor u onze Itzu Cleaning Diensten te kunnen organiseren en laten uitvoeren en tevens te bepalen welke bijkomende Itzu Cleaning Diensten nog een meerwaarde voor u zouden kunnen bieden.
     
  2. de inhoud en permanente kwaliteit van de Itzu Cleaning Diensten te verbeteren en de gebruikers/werknemers beter te begrijpen en te ondersteunen.
     
  3. Verplichte rapporteringen binnen het kader van bepaalde wettelijke verwachtingen en/of eisen

HOE VERZAMELEN WIJ UW GEGEVENS?

Itzu Cleaning mag al uw Persoonsgegevens of andere informatie zowel digitaal als via interacties met haar medewerkers van u ontvangen en verzamelen. Bijkomend mag Itzu Cleaning alle Persoonsgegevens en andere informatie van of over u onderbrengen in zijn databases.  

De over u verzamelde Persoonsgegevens worden ondergebracht in eigen databases en kunnen opgeslagen zijn op servers eigendom van Itzu Cleaning of op servers die elders worden gehost.

De medewerkers van Itzu Cleaning  mogen online toegang krijgen tot uw account, ze mogen behoeften en/of actiepunten bepalen, testresultaten met u delen, feedback vragen en geven, en indien u op zoek bent naar werk, bv. jobs posten op uw account.

Met het oog op de permanente correctheid en veiligheid van uw Persoonsgegevens en andere geregistreerde informatie kan Itzu Cleaning u vragen om uw Persoonsgegevens en andere informatie in uw account te verifiëren, en deze informatie te bevestigen of aan te passen.

Itzu Cleaning neemt alle mogelijke wenselijke maatregelen om de via de Itzu Cleaning Diensten en Itzu Cleaning Tools verstrekte Persoonsgegevens en andere informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging.

Geen enkele contact name via internet of e-mail is echter altijd volledig veilig of foutloos. In het bijzonder kan het zijn dat e-mail of andere verzendingen gestuurd naar of van de “Itzu Cleaning Diensten” niet veilig zijn. Daarom moet u steeds zeer proactief en zorgvuldig nadenken over welke gegevens u via e-mail of via enige andere verzendingsmethode naar Itzu Cleaning stuurt.

MET WIE KUNNEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DELEN? 

Itzu Cleaning kan uw Persoonsgegevens steeds bezorgen aan:
- haar opdrachtgevers  
- haar werknemers die in opdracht van Itzu Cleaning de Itzu Cleaning Diensten verlenen of opdrachten uitvoeren
- haar leveranciers en dit binnen het kader van bepaalde online testen en overige Itzu Cleaning Tools
- overheidsinstanties binnen het kader van wettelijke verplichtingen
- zakelijke partners binnen het kader van kwaliteitsmonitoring, kwaliteitsverbetering, marketing acties, …  
- en in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, zoals bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de Persoonsgegevens geschiedt steeds op basis van een gerechtvaardigd belang, een wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”

Itzu Cleaning heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven Persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking.  

Itzu Cleaning mag binnen het kader van zijn ontwikkeling bepaalde activiteiten, activa en “Itzu Cleaning Diensten” verkopen.  In het geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen Persoonsgegevens en andere informatie steeds deel uitmaken van de overgedragen activa.  

HOELANG BEWAREN WIJ U GEGEVENS?

De bewaartermijnen van de Persoonsgegevens die wij hanteren, zijn steeds afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Binnen het kader van werving en selectie houden wij uw Persoonsgegevens bij tot twee jaar na het laatste contact.

Indien u niet langer gebruik wenst te maken van onze Itzu Cleaning Diensten en, indien uitschrijven wettelijk relevant is, kunt u zich uitschrijven bij Itzu Cleaning.

WAT MET TECHNISCHE INFORMATIE EN COOKIES? 

Onze tools, technieken en websites kunnen links en doorverwijzingen bevatten naar andere niet Itzu Cleaning websites. Onze Privacy Policy en procedures zijn niet van toepassing op deze andere websites. Deze links impliceren niet dat wij de andere websites goedkeuren of deze hebben gecontroleerd op het vlak van Privacy Policy. We raden dan ook aan rechtstreeks contact op te nemen met deze websites voor meer informatie over hun Privacy Policy.  

UW RECHTEN

Werknemers/Klanten:

U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe steeds contact opnemen met Itzu Cleaning. 

BEVEILIGING

Itzu Cleaning doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ons Itzu Cleaning diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Itzu Cleaning met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal dienen te beveiligen.

Itzu Cleaning stelt het vertrouwen op prijs dat onze Klanten/Werknemers in ons als gegevensbeheerder hebben. We nemen onze verantwoordelijkheid om uw informatie te beschermen en beveiligen serieus, en streven naar volledig transparante beveiligingsprocedures. Deze worden hieronder beschreven.

Fysieke beveiliging en naleving

De informatiesystemen en technische infrastructuur van Itzu Cleaning worden gehost door toonaangevende, erkende SOC 2-datacenters. Enkele fysieke beveiligingsmaatregelen die we treffen in onze datacenters zijn dag en nacht toezicht, camera's, logboeken voor bezoekers, beperkte toegankelijkheid en speciale afgebakende ruimtes voor de hardware van Itzu Cleaning.

Toegangscontrole

Alleen met een beveiligde verbinding (bijvoorbeeld VPN, SSH) is toegang mogelijk tot de technologische resources van Itzu Cleaning. Hiervoor is tweestapsverificatie een vereiste. Het is ons beleid dat wachtwoorden complex moeten zijn, een vervaldatum hebben en kunnen worden geblokkeerd. Deze wachtwoorden mogen niet opnieuw worden gebruikt. Itzu Cleaning verleent per persoon toegang, controleert machtigingen elk kwartaal en beëindigt toegang binnen 24 uur nadat het dienstverband van een medewerker is stopgezet.

Beveiligingsbeleid

Itzu Cleaning onderhoudt, controleert en herziet op jaarbasis zijn beleid voor de beveiliging van gegevens. Medewerkers moeten elk jaar het beleid bevestigen en aanvullende training volgen, waaronder HIPAA-training, veilig programmeren, PCI, functie specifieke ontwikkeling van beveiliging en vaardigheden, en/of training in privacywetgeving voor belangrijke posities. Bij het opstellen van het trainingsschema worden alle richtlijnen en regels nageleefd die voor Itzu Cleaning gelden.

Personeel

Itzu Cleaning voert een antecedentenonderzoek uit wanneer nieuwe medewerkers worden aangenomen (in zoverre dit door toepasselijke wetgeving is toegestaan). Bovendien stelt Itzu Cleaning alle medewerkers op de hoogte van zijn beleid voor gegevensbeveiliging, moeten nieuwe medewerkers geheimhoudingsverklaringen ondertekenen, en biedt het bedrijf doorlopende privacy- en beveiligingstraining.

Toegewijd beveiligingspersoneel

Verder heeft Itzu Cleaning een speciaal team voor vertrouwen en beveiliging, dat zich bezighoudt met de beveiliging van toepassingen, netwerken en systemen. Dit team is ook verantwoordelijk voor de naleving van beveiligingsbeleid, trainingen en de afhandeling van incidenten.

Beheer van bedrijfsmiddelen

Itzu Cleaning werkt met beleid voor het beheren van zijn bedrijfsmiddelen. In dit beleid is vastgelegd hoe bedrijfsmiddelen moeten worden geïdentificeerd, geclassificeerd, bewaard en verwijderd. Apparaten van het bedrijf zijn uitgerust met volledige versleuteling van harde schijven en beschikken over actuele antivirussoftware. Alleen door het bedrijf verstrekte apparaten hebben toegang tot bedrijfs- en productienetwerken.

Beheer van beveiligingsincidenten

Itzu Cleaning werkt met beleidsregels en procedures voor beveiligingsincidenten. Hierin zijn vastgelegd de eerste reacties, het onderzoek, kennisgevingen aan klanten (waarbij minimaal toepasselijke wetgeving wordt nageleefd), openbare kennisgevingen en herstelmaatregelen. Dit beleid wordt regelmatig geëvalueerd en twee keer per jaar getest.

Kennisgevingen bij inbreuk

Ondanks alle inspanningen, is geen enkele methode van transmissie via internet en geen enkele methode van elektronische opslag volkomen veilig. Wij kunnen geen absolute veiligheid garanderen. Als Itzu Cleaning echter kennis neemt van een inbreuk op de beveiliging, stellen wij getroffen gebruikers op de hoogte, zodat zij passende beschermende maatregelen kunnen nemen. Onze procedures voor kennisgevingen bij inbreuk volgen de richtlijnen uit toepasselijke landelijke, staats- en federale wet- en regelgeving, evenals alle industrieregels of -normen die op ons van toepassing zijn. We doen er alles aan om onze klanten volledig op de hoogte te houden van kwesties die van invloed zijn op de beveiliging van hun account. Verder zetten we ons in om klanten alle informatie te geven die ze nodig hebben om aan hun eigen wettelijke rapportageverplichtingen te voldoen.

Informatiebeveiliging en het beheer van de zakelijke continuïteit

Van de databases van Itzu Cleaning worden op rotatiebasis volledige en gedeeltelijke back-ups gemaakt, die geregeld worden geverifieerd. Back-ups worden versleuteld en bewaard in de productieomgeving, zodat ze vertrouwelijk blijven en de integriteit ervan behouden blijft. We controleren met regelmaat of de back-ups beschikbaar zijn.

CONTACT,  VRAGEN,  KLACHTEN, VERMOEDEN  DATALEKKEN

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Itzu Cleaning, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen.

In het geval u problemen of vragen heeft in verband met deze Privacy Policy of gerelateerde privacy-aangelegenheden, kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer van Itzu Cleaning, of is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden: privacy@itzucleaning.eu

 

WIJZIGINGEN

Deze versie is opgesteld op 15 mei 2018.

Itzu Cleaning kan steeds om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Policy. Gelieve daarom deze Privacy Policy regelmatig te controleren, en in het bijzonder alvorens u persoonsgegevens aan Itzu Cleaning bezorgt. De meest recente Privacy policy is steeds toegankelijk op de website van www.ItzuHome.eu